Gestión de Costos y Capital de Trabajo.

Video de la charla

 

Introducción

La gestión de los costos del negocio es fundamental en mercados muy competitivos y con márgenes muy ajustados. A la hora de analizar la marcha de la empresa debemos tener en cuenta las siguientes premisas:

  1. Generalmente el precio es una variable determinada por el mercado y en consecuencia los márgenes de maniobra son pocos. 
  2. Por lo anterior, debe buscarse la reducción de costos para poder tener mejores márgenes o bien poder reducir precios por debajo de la competencia y ganar más mercado.
    • Cuidando la calidad
    • NO subestimando costos ocultos (conciliar base caja)
    • Estimando contingencias y riesgos
    • Manteniendo el capital de trabajo y la capacidad operativa 

Es decir que si bien se plantea la premisa fundamental de la reducción de costos y precios, debe hacerse sin desatender la cuestiones enumeradas: no perder calidad en los insumos, materiales, envases.

No desatender ciertos costos que a veces pasan inadvertidos como gastos bancarios, de seguros, ciertos impuestos, transporte y movilidad, productos defectuosos y garantías cubiertas, clientes incobrables, entre otros. 

Mantener el capital de trabajo y capacidad operativa: implica evitar que la reducción del precio impacte en el stock de insumos, productos terminados, liquidez, pago a tiempo de proveedores y demás variables necesarias para el funcionamiento operativo. Además la capacidad operativa debe sostenerse también, reinvirtiendo, haciendo mantenimiento a los equipos y lugares de trabajo, rodados, etc. 

Finalmente deben existir márgenes de seguridad que permitan estar a cubierto de ciertas contingencias como puede ser una rotura inesperada, pérdidas por juicios, crecimiento de la incobrabilidad, etc. 

Gestión de Costos.

Para cumplir con el objetivo de reducción de costos y su impacto en los precios de nuestra empresa deberán tenerse en cuenta las siguientes cuestiones:

  1. Clasificar correctamente los tipos de costos y gastos que se presentan
    1. Insumos o Costos variables / directos. 
    2. Gastos fijos o indirectos
  2. Separar correctamente los costos de la empresa, de los costos familiares/personales del empresario, bajo la forma de retiros. 
  3. Definir un plan de cuentas o rubros de costos y gastos. 
  4. Registrar adecuadamente los diferentes pagos y asociarlos a categorías de costos y gastos definidas en el plan de cuentas para identificar TODOS los costos y gastos del negocio. 

Gestión del capital de trabajo 

Una de las cuestiones que tienen un alto impacto en el funcionamiento de la empresa es lo relativo al capital de trabajo: es decir el dinero en efectivo, la mercadería, los insumos y materiales, las cuentas por cobrar, servicios y demás aspectos necesarios para el desarrollo operativo del negocio. 

Para el desarrollo de la actividad operativa se necesita contar con un determinado stock de productos, con dinero en efectivo para el pago de gastos, con stock de insumos y materiales para seguir produciendo a medida que se van vendiendo las unidades en stock y demás bienes necesarios para poder operar sin sobresaltos ni cuellos de botella. 

El problema se presenta en que no siempre medimos adecuadamente el monto de ese capital de trabajo  y en consecuencia a medida que vamos vendiendo las unidades producidas o adquiridas, no sabemos cuánto de esos ingresos deben utilizarse para reponer insumos, mercaderías, etc y cuánto podemos disponer para otros fines. Esta situación tiene las siguientes consecuencias: 

  1. No aprovechamiento de oportunidades comerciales: ej. compra de lotes de insumos o mercaderías mayores que permitan mejores precios y márgenes;
  2. Incertidumbre en el manejo del dinero para necesidades personales o retiro de ganancias: ¡NO se cuánto estoy ganando!
  3. Reducción del stock de mercaderías y pérdida de oportunidades de venta;
  4. Endeudamiento a tasas de interés poco convenientes y aumento de los costos financieros;
  5. Incumplimiento a proveedores. 

Capital Inmovilizado. Costos asociados. 

Una de las cuestiones que planteamos es la necesidad de gestionar bien el capital de trabajo para disponer del dinero necesario para reponer insumos, aprovechar descuentos por cantidad y similares. 

Una de las cuestiones que atenta contra esa gestión del capital de trabajo son los productos de muy baja rotación: mercaderías que demoramos demasiado en venderlas y en consecuencia no contamos con el dinero en efectivo para reponer capital de trabajo (comprar insumos, pagar cuentas, etc). 

Ejemplo. Supongamos un comercio o industria que adquiere o produce tres (3) productos diferentes y que repone las mercaderías cada 30 días

  1. Se producen 100 unidades de Cerveza Pilsen, IPA y Stout con un costo de $6, $6,5 y $6,5 mil respectivamente.
  2. En las dos primera se venden 90 unidades, lo que alcanza para reponer las 100 unidades y aún queda un saldo de $1.200
  3. Pero en la stout se venden solo 50 unidades, lo que no alcanza para reponer el capital de trabajo y en consecuencia deben aportar las dos anteriores. 
  4. Finalmente queda un saldo efectivo solamente de $100 luego de reponer el capital de trabajo. 

Conclusión: los productos de baja rotación, no permiten que las ganancias se hagan efectivas, lo que complica la gestión del negocio.

Situación ideal: La situación ideal es aquella que permita reponer el capital de trabajo, vendiendo alrededor del 70/75% de la mercadería producida y tener un margen de liquidez remanente porque:

  • Permite reponer el capital de trabajo a la vez que tenemos un colchón de seguridad en el stock.
  • Permite además contar con efectivo remanente para el pago de otras obligaciones, cubrir contingencias, retirar utilidades para gasto de los propietarios.
  • Adelantar dinero a proveedores y empleados, etc. 
  • Finalmente si necesitamos vender un porcentaje muy alto de la mercadería para reponer el capital de trabajo, implica que los márgenes son muy bajos. 

Cuestionamientos. 

  • ¿Por que no se deja de producir el producto que tiene baja rotación y listo?

Respuesta: en el mediano plazo debe corregirse la baja rotación mediante: aumento de los márgenes de ganancia o bien discontinuar la producción. No obstante en el corto plazo no es fácil tomar estas medidas, pues la producción no es tan flexible. De igual forma sucede cuando se revenden mercaderías, no siempre es posible reducir las cantidades compradas, pues los proveedores admiten solo compras mayoristas. 

  • Las mercaderías en stock “es una inversión” si NO es perecedera. 

Respuesta: de acuerdo en que tarde o temprano se vende ajustada por inflación. No obstante, si la venta es lenta, para cuando se realice, seguramente se volvieron a acumular saldos y en el largo plazo siempre tengo un dinero inmovilizado improductivo. Esto solo vale la pena si el margen de venta es muy alto.

Punto de Equilibrio. 

Otra forma de analizar los costos, gastos e ingresos del negocio es a través del punto de equilibrio. Significa la cantidad de unidades que se deben vender para poder pagar los gastos variables de producir esas unidades y todos los demás costos y gastos, también denominados fijos o indirectos. 

Por encima del punto de equilibrio, las ventas producen ganancias. 

En el archivo de excel adjunto al presente material se observa un ejemplo esclarecedor para su cálculo. 

Inversión inicial = Capital de trabajo + Activos fijos

Una vez comenzadas las actividades del negocio, se generarán ingresos operativos por las ventas de las unidades. 

De acuerdo a lo que venimos describiendo esos ingresos deberán servir para: 

  1. Reposición del capital de trabajo y gastos operativos
  2. Amortización del activo fijo (mediante reserva para reposición o pago de créditos)
  3. Ganancias

Supongamos un negocio que invierte $100.000 iniciales:

  1. Inversión Inicial:                                                         $100.000;
  2. Ventas Mensuales:                                    $30.000
    1. Reposición capital de trabajo       $(20.000)
    2. Amortización del préstamo          $  (5.000)
    3. Margen operativo                                                  $5.000

Se requieren veinte (20) meses para reponer la inversión inicial. 

En consecuencia debemos pensar si:

  1. ¿los cinco mil ($5000) mensuales son realmente ganancias antes de los veinte (20) meses que requiere la inversión inicial?
  2. ¿es una buena inversión, si esos 100 mil pesos, me dan 5 mil de ganancias mensual?

Archivos de trabajo para la charla

A continuación pueden descargarse los archivos de excel que servirán de ejemplo para los temas conversados. 

Ejemplo baja rotación

COSTOS

VENTAS

FLUJO

Presentación Planes de Inversión 06/08/2021

El presente material se desarrollo en el marco de la Charla organizada por la Secretaría de Desarrollo Económico y Emprendedor de la Provincia de Entre Ríos. 

 

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